Перевод документов в электронный вид у нотариуса

Перевод документов в электронный вид — это процедура, в результате которой формируется цифровой аналог печатного оригинала с той же юридической силой. Перевод регулируется законодательством о нотариате.

Технологии набирают обороты, все больше аспектов человеческой жизни переходит в удаленный формат. Не является исключением и сфера делового общения и документооборота. Любой гражданин, имеющий компьютер, Интернет и регистрацию на портале «Госуслуги», может не выходя из дома получить государственные услуги, решить практически любые вопросы или заключить договор.

С развитием технологий в обиход прочно вошло понятие электронного документа. Для создания таких документов с нуля используются усиленные квалифицированные электронные подписи. Подписанная таким образом документация считается официальной.

Однако вплоть до последнего времени стоял вопрос о том, как осуществлять перевод документов, которые изначально имели исключительно бумажный вид, в вид электронный, ведь без этого работа с ними в интернет-пространстве невозможна. Очевидно, простым сканированием здесь обойтись нельзя, требуются официальная оцифровка и подтверждение соответствия полученного файла исходнику.

Преобразование документов в цифровой вид называется удостоверением равнозначности, и это работа для нотариусов. Если электронный документ создан в таком порядке, он получает ту же юридическую силу, что и бумажный. Как оно производится, описано в Основах законодательства Российской Федерации о нотариате.

Помимо того что оцифровка позволяет использовать официальную бумагу в рамках компьютерного документооборота, эта процедура также помогает быстро и надежно передавать ее на любые расстояния. Перевод документов в электронный вид является первым этапом процесса, называемого «нотариальной телепортацией»: в одном городе выполняется перевод и формируется программный архив в составе созданного аналога и ключа подписи. Затем его отправляют нотариусу в другой город. Специалист, получивший архив, распечатывает архивный файл и удостоверяет его. Итоговый бумажный вариант полностью тождествен исходнику.

Какие документы можно преобразовать в электронный вид

Перевод в электронный вид с помощью удостоверения равнозначности возможен для любых документов, в том числе доверенностей, согласий, учредительных документов компаний и многих других, оцифровать можно даже архивный документ.

Есть только два исключения. Перевод в электронный вид невозможен для таких документов, как:

● сделки, заключенные в простой письменной форме;

● документы, удостоверяющие личность.

Это правило предусмотрено статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Как проводится перевод документов в электронный вид

Перевод в электронный вид состоит из следующих действий:

1) человек приходит в нотариальную контору и приносит бумажный оригинал, который он хочет оцифровать. Контору можно выбрать любую;

2) работа нотариуса начинается с того, что он создает электронный образ представленного подлинника — производит его сканирование и создает файл в формате PDF;

3) на нем совершается удостоверительная надпись, а затем он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Из него и ключа электронной подписи создается единый архив.

На этом оцифровка и перевод завершаются, полученный в результате файл тождествен исходнику, это подтверждается удостоверительной надписью.

Когда перевод окончен, клиенту передается архив в составе удостоверенного файла и ключа электронной подписи. Способ передачи согласуется: через материальный носитель (например, на флешке, диске или карте памяти) или по почте.

Если выполняется телепортация, специалист может сам направить архив с оцифрованной бумагой получателю для последующего оформления печатного дубликата.