В сердце цифрового документооборота: 12 лет ЕИС нотариата
За первые шесть месяцев 2026 года российские нотариусы перевели в электронный вид с сохранением юридической силы почти 702 тысячи бумажных документов. Это на 10 % больше, чем за аналогичный период 2025-го. Кроме того, все больше нотариальных документов создаются изначально в цифровой и машиночитаемой версиях.
Перевод оборота документов в электронный формат — задача общефедерального масштаба. В госсекторе она решается в рамках национального проекта «Экономика данных и цифровая трансформация государства». И нотариат уже многие годы является значимым драйвером развития в данном направлении.
1 июля Единой информационной системе (ЕИС) нотариата, на базе которой создаются и хранятся все электронные нотариальные документы, а также в целом развивается цифровой нотариат России, исполнилось 12 лет. Технологии, которые нотариат применяет на практике уже много лет и которые фактически предвосхитили время, становятся особенно востребованы в контексте повсеместной цифровизации.
Важно, что ЕИС нотариата была разработана и создана, а также поддерживается и развивается Федеральной нотариальной палатой исключительно за счет средств самого нотариата. В основе системы — уникальные собственные разработки ФНП и экспертов нотариата.
Создавая «цифру»
Перевод бумажного документа в электронный вид и наоборот — одно из самых востребованных нотариальных действий в России. Оно появилось еще в 2014 году, когда была запущена ЕИС нотариата.
При этом все чаще именно бумагу превращают в «цифру»: в 2025-м число соответствующих переводов выросло на 14%, тогда как количество обратных преобразований уменьшилось на 13%. В 2026 году этот тренд сохраняется: за январь-июнь количество переводов из электронного формата в бумагу снизилось на 13% по сравнению с тем же периодом прошлого года.
Это неудивительно: граждане и компании все активнее обмениваются электронными документами между собой, применяют их для сделок, направляют в различные организации. Далеко не всегда для этих целей подходит простая фотография или скан. Нотариусы же могут оцифровать бумажный документ с сохранением его правового статуса.
Один из самых распространенных поводов обращения к нотариусу за удостоверением равнозначности электронного документа бумажному — необходимость срочно переправить в другой город согласие родителя на выезд ребенка за границу или супруга на сделку, доверенность, заявление о вступлении в наследство, свидетельство о рождении ребенка, различные корпоративные документы и многое другое.
Также растет число обращений за переводом цифровых документов из одного формата в другой. В прошлом году их количество увеличилось в семь раз. Такая потребность возникает, когда у человека есть документ, удостоверенный электронной подписью, но система нужного ведомства или организации не принимает его. Простое преобразование в такой ситуации не работает — действие электронной подписи не сохранится.
Становится все больше и нотариальных документов, которые изначально изготовлены в электронном виде.
Так, с каждым годом растет число дистанционных нотариальных сделок, когда участники не могут встретиться в одном месте и идут каждый к удобному для себя нотариусу. В 2025 году их стало на 11% больше. Удостоверение договора или соглашения в таком случае происходит по видеосвязи, все документы подписываются через планшеты нотариусов и по умолчанию предоставляются сторонам в цифровом виде.
Однако, если заявителю нужен именно бумажный документ, нотариус может выдать его в любой момент — как сразу после удостоверения сделки, так и позже. Бывает, что человеку сложно разобраться в современных технологиях. Или же он просто чувствует себя спокойнее, имея на руках бумажную версию.
Изначально электронный документ получают и люди, которые обращаются за услугами нотариусов в удаленном формате — через личный кабинет на портале Федеральной нотариальной палаты (ФНП). Количество удаленных нотариальных действий в прошлом году увеличилось в 1,8 раза. Обратиться онлайн можно, например, за совершением исполнительной надписи нотариуса, обеспечением доказательств в сети или получением справки из ЕГРН с персональными данными собственника.
В данный момент обсуждается введение еще одного нотариального действия, которое будет доступно в том числе в удаленном формате. Речь об удостоверении факта наличия либо отсутствия в ЕИС нотариата сведений о ранее совершенных нотариальных действиях. Соответствующий законопроект рассматривает Госдума. Согласно предложенным поправкам, заявители смогут получать информацию обо всех нотариальных действиях, за которыми они когда-либо обращались. Это может потребоваться, когда человек потерял ранее удостоверенный документ и ему нужен дубликат. Или, например, он хочет отменить доверенность.
Еще один документ, который оформляется в электронном виде, — машиночитаемые доверенности (МЧД). По итогам прошлого года спрос на них вырос на 65%. В основном они используются в корпоративной сфере: такая доверенность нужна, например, для госрегистрации прав в Росреестре, удостоверении сделок, отправки отчетности и взаимодействия от имени фирмы с различными государственными органами. Полномочия в МЧД указываются в виде кода, поэтому информационная система может обрабатывать документ без помощи человека. Участники таких документов и полномочия поверенного определяются автоматически. Обработка данных ускоряется, а вероятность ошибок и использования доверенностей в неправомерных целях — снижается. Также МЧД предотвращают риски того, что нотариальные доверенности — там, где они должны использоваться по закону, будут подменяться «обычными». Минимизируются и риски фальсификации документов.
В 2026 году был проведен пилотный запуск проекта «Цифровое наследство» — в его разработке участвовали ФНП, Сбер, Аналитический центр при Правительстве РФ, Центробанк и Минцифры. В апреле первый человек в стране получил причитающиеся ему денежные средства, не посещая отделения банка. Оформленное нотариусом машиночитаемое свидетельство о праве на наследство мгновенно поступило в личный кабинет заявителя на «Госуслугах», после чего он смог его скачать и загрузить в приложение банка. Весь процесс — от запроса до перечисления денег — занял двадцать минут.
Создавая любой электронный документ, нотариус подписывает его своей усиленной квалифицированной подписью. При этом документ в «цифре» имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
Данные без границ
Создание и перевод юридически значимых документов в электронный вид — лишь часть работы нотариуса в цифровом контуре. Важное значение имеет и постоянный электронный обмен данными с госорганами и другими организациями, который стал возможен благодаря интеграции ЕИС нотариата с системой межведомственного электронного взаимодействия.
Нотариус может в режиме реального времени направить запрос в нужный государственный реестр и проверить паспорт и дееспособность заявителя, семейное положение и многие другие юридически значимые сведения. Это позволяет бороться с мошенничеством, так как данные поступают из первоисточников. Обмануть нотариуса с помощью поддельных документов, подтверждающих родство с наследодателем, например, становится невозможно. Кроме того, электронный обмен данными экономит время заявителей.
Так, электронное партнерство с Росреестром позволило сократить срок регистрации прав собственности по нотариальным документам фактически в 180 раз. До запуска ЕИС эта процедура занимала до 30 дней. Постепенно срок сокращался, и сейчас в среднем составляет 4 часа. А самая быстрая регистрация по нотариальным документам в 2025 году заняла 22 минуты. Благодаря цифровому взаимодействию с Росреестром стала возможна работа нотариуса в режиме одного окна. Он сам запрашивает необходимые для сделки справки, проводит правовую экспертизу, а после удостоверения договора направляет документы для регистрации перехода права собственности.
Помимо Росреестра, среди цифровых партнеров нотариата сегодня — ФНС, МВД, Центробанк, ФССП, Росфинмониторинг и другие ведомства и организации. Только за последний год ЕИС нотариата была интегрирована с несколькими реестрами и сервисами. Так, подключение к широковещательной рассылке ЗАГС позволило пресекать использование доверенностей умерших людей.
Кроме того, было запущено цифровое взаимодействие с Единым регистром населения. Обратившись к нему, нотариусы могут одним запросом оперативно получить сразу несколько видов сведений. Например, из ЗАГС, налоговых органов, МВД и так далее. За прошедшие несколько месяцев нотариусы направили в эталонную базу данных почти 400 тыс. запросов. А недавнее подключение к «Витрине данных» Минобороны позволило практически мгновенно получать сведения об участии граждан в СВО. За месяц нотариусы направили 23,7 тыс. соответствующих запросов. В настоящее время разрабатываются новые сервисы ЕИС нотариата — например, для электронного обмена данными с ГАИ.
Еще один важный проект, который нотариат реализует совместно с Минцифры, — сервис онлайн-записи к нотариусу на портале «Госуслуг». С конца прошлого года сервис доступен не только для граждан, но и для ИП и юридических лиц. С его помощью можно выбрать удобную для себя нотариальную контору, узнать, какие документы потребуются для совершения конкретного нотариального действия и заранее прикрепить их к заявке, сократив время приема.
Проверка в один клик
Любой нотариальный документ, созданный в цифровом виде, сегодня можно проверить через специальный сервис на портале ФНП. Он дает возможность узнать, является ли редакция документа актуальной. То есть, если после его удостоверения нотариус вносил в него изменения для исправления технических ошибок, — система выдаст соответствующий результат.
Сегодняшний сервис — результат постепенного развития: нотариат начал выстраивать систему онлайн-проверки документов еще в 2017 году, когда на портале ФНП заработал публичный реестр доверенностей. С его помощью можно бесплатно и в режиме онлайн убедиться, что нотариальная доверенность с указанными реквизитами действительно выдавалась и не была отменена. Сервис быстро стал востребованным инструментом для миллионов россиян и помог пресечь множество мошеннических схем с поддельными документами.
Позже, в конце 2021 года, также заработал реестр распоряжений об отмене доверенностей, выданных в простой письменной форме. С тех пор отменить ее и оповестить об этом всех заинтересованных лиц можно прямо из дома.
Кроме того, в 2021 году был запущен сервис проверки нотариальных документов по QR-коду. Машиночитаемая маркировка наносится на большинство нотариальных документов в бумажной форме. В ней зашифрованы основные реквизиты: сведения о заявителях или их представителях, дата совершения нотариального действия, регистрационный номер и другая информация. Отметим, что сканировать QR-код следует через официальный сервис на портале ФНП или мобильное приложение Нотариат.РФ. Дело в том, что мошенники иногда наносят на поддельный документ код, ведущий на фишинговый сайт, внешне похожий на настоящую страницу проверки. Такой портал покажет, что документ настоящий.
Первым же из публичных реестров и сервисов, функционирующих на базе ЕИС нотариата, стал реестр уведомлений о залоге движимого имущества — он начал работу в 2014 году. С его помощью граждане и бизнес перед сделкой могут проверить, не находится ли интересующее их имущество — от автомобиля до оборудования — в залоге.
Еще одна важная часть ЕИС нотариата — реестр наследственных дел, запущенный в 2018 году. Он позволяет узнать, открыто ли наследственное дело, и если да, то какой нотариус его ведет.
Всего за прошлый год к публичным реестрам и сервисам нотариата было более 58 млн запросов.
Надежное хранилище
Помимо тех цифровых возможностей, которые дает ЕИС нотариата, она также является надежным хранилищем данных. Сюда вносится информация обо всех совершенных в стране нотариальных действиях. Никакие третьи лица не могут ее удалить, переписать или добавить что-то от себя. На сегодняшний день система содержит более 386 млн записей, а суммарный объем данных в ней превышает 616 Тб.
Надежность ЕИС нотариата подтверждается и тем, что в системе не было ни одной утечки информации и персональных данных. Это следствие ответственного подхода нотариата к созданию, обслуживанию информационной системы и работе с ней.
Создать собственный цифровой архив в ЕИС могут также граждане и предприниматели, защитив значимую для них информацию, документы и файлы от порчи, потери или кражи. Такая опция появилась с 2021 года. При этом речь может идти о чем угодно — от пароля к криптокошельку или программного кода до деловых документов или авторского произведения. Получить их обратно впоследствии можно у любого нотариуса на территории страны. Развитие информационных технологий — стратегическое направление деятельности нотариата, на которое направлены максимум внимания, большие финансовые и человеческие ресурсы. ЕИС — не просто внутренняя база данных, это часть общегосударственной цифровой инфраструктуры. Система развивается вместе с обществом и его потребностями, предлагая все более удобные инструменты для решения правовых задач.
Вместе с тем, прежде чем будет запущен какой-либо цифровой сервис, проводится тщательная проверка его на соответствие требованиям безопасности. В частности, это касается технологий искусственного интеллекта — в настоящее время активно прорабатывается возможность их внедрения в нотариальную деятельность.
При этом эксперты сходятся во мнении, что ИИ может выполнять лишь вспомогательную функцию, взяв на себя рутинные задачи. За каждым цифровым решением нотариата стоит неизменная цель — защита прав и законных интересов граждан и юридических лиц.
