Нотариусы начнут работу в новом году по новым Правилам
С 11 января 2023 года вступают в силу важные изменения в нотариальном делопроизводстве. Новая редакция самих Правил и ряд приказов Министерства юстиции Российской Федерации, регулирующих работу нотариусов с документами и Единой информационной системой (ЕИС) нотариата опубликованы в официальных источниках.
Изменения во многом предопределены Федеральным законом от 14.07.2022 № 339-ФЗ, который ввел в законодательство понятие нотариального архива в качестве структурного подразделения нотариальной палаты субъекта РФ. До этого момента созданные нотариусом документы могли храниться только у него лично, а в случае сложения нотариусом полномочий, быть переданными в составе архива на временное хранение другому нотариусу. Теперь документы нотариусов после 10 лет хранения будут передаваться в нотариальный архив при нотариальной палате субъекта Российской Федерации. Централизация в вопросе нотариальных архивных документов обеспечит более надежные условия их сохранности и позволит создать удобный механизм поиска и получения архивных копий гражданами.
В Московской городской нотариальной палате состоялся круглый стол, где нотариусы рассмотрели новеллы, с которыми им предстоит работать в новом году. Спикером круглого стола выступила член правления Федеральной нотариальной палаты, нотариус г. Москвы Александра Игнатенко.
Александра Владимировна отметила, что регламентируя работу нотариальных архивов, законодатель дал понятие нотариального документа и определил местом хранения нотариальных документов созданных в электронной форме, а также скан-образов нотариальных документов созданных на бумажном носителе, единую информационную систему нотариата.
Начиная с 2023 года, номенклатуры дел нотариуса и описи дел будут формироваться в ЕИС нотариата без бумажных аналогов. Обязанность утверждения номенклатур нотариуса и описей дел региональной палатой в новых Правилах не предусмотрена. В связи с этим нужно иметь в виду, что опись дел за 2023 год будет осуществляться по новой номенклатуре с применением новых индексов дел и сроков хранения. Старая форма номенклатуры дел нотариуса на 2023 год, утвержденная Палатой до 1 декабря 2022 года, применяться не будет. Поэтому производство по указанной номенклатуре необходимо завершить, включив ее в опись дел 2022 года.
Для корректного формирования электронных описей за 2023 год дела в наступающем году необходимо формировать с индексами и сроками хранения, предусмотренными новыми Правилами. Что касается описей по итогам 2022 года, то их нужно будет составить в старой форме.
Первый раздел номенклатуры будет содержать сведения о номенклатурных делах, формируемых из нотариальных документов (по Типовой номенклатуре, предусмотренной приказом Министерства юстиции РФ № 393 от 14.12.2022 г.) с указанием сроков их хранения. Дела, которые не имели сроков хранения, нужно будет отбирать для уничтожения или передачи в нотариальный архив по срокам Типовой номенклатуры.
Второй раздел номенклатуры – это документы, образованные в процессе деятельности нотариуса: реестры, книги учета и т.д.
В нотариальные архивы подлежат сдаче только нотариальные документы (01 раздел номенклатуры), однако нотариальная палата может принять решение о принятии на хранение иных номенклатурных дел. Прежде всего, из второго раздела номенклатуры – реестров, книг и журналов специального учета.
Документы нотариуса, которые формируются в процессе организации нотариальной деятельности, к примеру, страхования, не включаются в номенклатуру и хранятся лично нотариусом. Что касается личных дел сотрудников нотариусов, то они включены в номенклатуру, но по закону подлежат сдаче в муниципальные архивы.
По новым Правилам нотариусы будут составлять два вида описей дел. Александра Владимировна остановилась на особенностях новых правил составления описей. В частности, в ее структуре будет предусмотрен новый раздел – переформированные дела, которые будут создаваться после ревизии дел и исключения из них документов с истекшим сроком хранения. Эта работа поможет оптимизировать архивы нотариальных документов и облегчит процесс сдачи нотариусом документов в нотариальный архив, так как акт приема-передачи будет формироваться в ЕИС из этого раздела описи.
Также в ходе круглого стола обсудили требования новых ПНД по сканированию нотариусом созданных им нотариальных документов. Александра Владимировна отметила, что сканирование архивов нотариусов сложивших полномочия и архивов государственных нотариальных контор будут производить сотрудники нотариальных архивов. Для этих целей Федеральной нотариальной палатой будут предоставлены в нотариальные палаты субъектов РФ промышленные сканеры, которые существенно облегчат эту работу.
Спикер также обратила внимание коллег, на то, что меняется порядок регистрации наследственных дел. Теперь в первую очередь их нужно будет регистрировать в реестре наследственных дел ЕИС, который будет присваивать им уникальный номер. Запись в реестре будет автоматически формироваться в книге учета наследственных дел в ЕИС. Бумажная версия книги учета наследственных дел останется, но только для форс-мажорных ситуаций, связанных с отсутствием интернет связи или электричества.
Александра Владимировна отметила, что вместе с изменениями порядка делопроизводства законодатель упростил некоторые процессы оформления дел.
Новые ПНД позволяют опускать в заголовках дел информацию, данную в скобках. Также нотариусам не надо будет регистрировать в журналах входящей/исходящей корреспонденции запросы и документы, поступающие в связи с совершением нотариального действия в соответствии с требованиями Регламента совершения нотариальных действий, сведения, направляемые нотариусом в связи с совершенным нотариальным действием, например, в порядке ст.85 Налогового кодекса, в связи с исполнением законодательства ПОД/ФТ, документы информационного характера, не требующие ответа.
Видеозапись круглого стола размещена в разделе для нотариусов сайта МГНП
