Нотариусы Москвы формируют архивы дел, наработанные за прошедший год

В начале года в нотариальных конторах начинают готовить к архивному хранению дела, которые находились в производстве в предыдущем году. Нотариусы  заполняют  номенклатуры дел и составляют описи в соответствии с Правилами нотариального делопроизводства. Чтобы процесс подготовки к хранению прошел без затруднений и ошибок в  Московской городской нотариальной палате состоялись мероприятия для нотариусов и сотрудников нотариальных контор, на которых рассмотрели действующие требования к делопроизводству нотариуса и произошедшие в этой области изменения. Спикером круглого стола для нотариусов выступила член комиссии МГНП по контролю за исполнением профессиональных обязанностей нотариусами Ольга Александровна Захваткина. Рассмотрение этой же темы с сотрудниками нотариальных контор провела председатель комиссии МГНП по делопроизводству и архивам Марина Николаевна Харчева.

На мероприятиях были рассмотрены особенности составления описей дел, номенклатуры дел нотариуса, актов о списании дел к уничтожению в свете принятия новых нормативных актов в области архивного дела и многие другие вопросы.

Спикеры  рекомендовали коллегам обязательно пересматривать Правила нотариального делопроизводства, прежде чем приступать к подготовке  документов к архивному хранению, чтобы восстановить в памяти все требования.

Ольга Александровна подчеркнула, что важно контролировать данные описей с данными итоговой записи, чтобы не было расхождений, поскольку на проверках исполнения нотариусом Правил нотариального делопроизводства члены комиссии от Главного управления Министерства юстиции РФ по Москве всегда обращают на это внимание.

Нотариусы должны составлять четыре вида описей: дел временного хранения, дел постоянного хранения, дел, оконченных в отчетном году, срок хранения которых не установлен, а также наследственных дел, производство которых началось в отчетном году.

Основное изменение в том, что номенклатурные дела второго раздела Номенклатуры  входят в описи дел, срок хранения которых не установлен. Это продиктовано Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", вступившего в действие 18.02.2020 года. 

Марина Николаевна порекомендовала коллегам готовить внутренние описи таких дел, поскольку есть большая вероятность того, что по ним будут установлены те же сроки хранения, которые действовали ранее.

Также на мероприятиях были рассмотрены особенности нумерации дел, составления внутренних описей, итоговой записи и заполнения листа-заверителя, а также различные нюансы при учете дел, которые могут быть переходящими на следующий год.

Было отмечено, что в связи с переводом ряда журналов, в частности входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, в электронный формат, в описях указываются нулевые значения.

Кроме того, Марина Николаевна обратила внимание коллег, что при отправке и получении корреспонденции, поступившей к нотариусу или отправляемой нотариусом в электронном виде, в соответствующих электронных журналах Единой информационной системы (ЕИС) нотариата необходимо прикреплять скан образ документа. То же самое касается регистрации постановлений об отказе в совершении нотариального действия - при вынесении такового нотариус вносит данный документ в электронном виде в реестр ЕИС.

Участники мероприятий также обсудили особенности оформления описей при возобновлении наследственных дел, учета и хранения организационно-распорядительных документов нотариуса.

При рассмотрении порядка заполнения номенклатуры дел нотариуса спикеры обратила внимание на особенности внесения записей по некоторым видам документов и другие нюансы делопроизводства. 

Видеозаписи мероприятий размещены в разделе для нотариусов сайта МГНП.