Главные документы для жизни, сделок и правовых вопросов
Какие бумаги не страшно потерять, а что нужно беречь как самое дорогое. Как одна вовремя замеченная цифра может разрушить, казалось бы, идеальный мошеннический план и зачем хранить документы на уже проданную квартиру. Рассказываем о трех ключевых категориях документов, которые необходимы не только для похода к нотариусу, но и во многих жизненных ситуациях.
Гармоничная личность
Главный документ, удостоверяющий личность и необходимый любому россиянину, — общегражданский паспорт. Он же является и основным для совершения различных нотариальных действий: от оформления доверенностей, сделок и наследственных прав до удостоверения брачных договоров, согласий, завещаний.
Важно, что нотариус может оперативно проверить паспорт по базе МВД. Так, например, в 2024 году нотариусы направили 41,4 млн электронных запросов в указанное ведомство. Также у многих нотариусов есть собственные технические средства для проверки подлинности паспорта.
Нотариус из Подмосковья вспоминает случай: к ней обратился мужчина, который хотел продать квартиру, однако на приеме выяснилось, что он потерял паспорт. Нотариус посоветовала обратиться в соответствующие органы и восстановить документ, а уже потом приходить с покупателем для удостоверения сделки. Через несколько дней мужчина вернулся в контору, но уже с паспортом. Вроде как нашел дома. Что-то в его внешности и поведении насторожило нотариуса, а проверка показала: документ недействителен, так как числится утерянным.
В итоге выяснилось, что это брат-близнец человека, который приходил в первый раз. Он украл у близкого родственника паспорт, чтобы продать его квартиру. Поскольку настоящий владелец документ своевременно аннулировал, хитрость быстро вскрылась.
В общегражданском паспорте есть полные данные о человеке, включая прописку. Важно, что в нем также указываются сведения о ранее выданных документах. Иногда эти нюансы становятся решающими.
Так, например, к нотариусу обратился мужчина, который хотел продать недвижимость. Данные действующего паспорта отличались от тех, что были указаны в правоустанавливающих документах. Ничего необычного, человек просто менял паспорт. Нотариус сверила реквизиты предыдущего паспорта, отмеченные в действующем, с тем, что было написано в правоустанавливающем документе. И обнаружила небольшое расхождение в цифрах.
Оказалось, что собственник дома и мужчина, который пришел его продавать, — это два разных человека. Полные тезки, у которых к тому же совпадали дата и место рождения. При этом у каждого свой паспорт со своим номером. Мужчины были знакомы, жили в одном селе, один из них попытался воспользоваться ситуацией в неблагородных целях. Не получилось.
Если человек приходит с другим документом, удостоверяющим личность, нотариус обязательно спросит причину. Например, если гражданин России постоянно проживает за границей, у него в какой-то момент может не быть внутреннего паспорта, а только заграничный. При этом в документе есть специальные отметки о постановке на консульский учет. Такой загран отличается от документов, которые россияне получают внутри страны для путешествий за рубеж. Бывает, в нотариальном документе указываются реквизиты и внутреннего, и загранпаспорта. Например, в согласии для оформления визы.
У военнослужащих, которые обращаются к нотариусу, может не быть паспорта, и они предъявляют военный билет. Важно уточнять у госоргана или организации, для которых делается нотариальный документ, какие данные в нем должны быть указаны. И помнить, что нотариус в силу закона не может указать, допустим, в доверенности, сделанной по военному билету, реквизиты паспорта, если у человека нет при себе его оригинала.
Если к нотариусу обращается иностранец, то его паспорт должен быть переведен на русский язык, а перевод — нотариально заверен.
Родился, женился, пригодился
В списке самых важных также документы органов записи актов гражданского состояния: свидетельства о рождении, смерти, браке и разводе, перемене имени, отцовстве. Они могут пригодиться для разных нотариальных действий: сделки от имени несовершеннолетних, согласия супругов, брачные договоры, соглашения об алиментах или разделе имущества, установление родства для оформления наследства или предоставления нотариальных льгот, предусмотренных для родственников и другое.
В рамках электронного взаимодействия нотариус может запросить указанные документы в ЕГР ЗАГС. Однако в некоторых случаях, когда у человека при себе есть оригиналы или даже копии, это здорово помогает. Например, если человек несколько раз менял имя и фамилию или на наследство претендует не близкий родственник, а двоюродная сестра умершего, дата и номер актовой записи помогут корректно отследить всю цепочку, узнать, у кого какие были браки, перемены имен и так далее.
Кроме того, попадаются старые документы, выданные нашим бабушкам и дедушкам, которые по тем или иным причинам не занесены в электронный реестр ЗАГС. Также стоит помнить, что нотариус может получить данные по документам, сделанным в России или ранее в РСФСР. Если документы выданы на территории другого государства, в том числе республик бывшего СССР, без оригиналов на руках, легализованных должным образом, не обойтись.
В электронных архивах ЗАГС могут встречаться неточности, поэтому подлинники могут пригодиться еще и для внесения корректировок.
Право имеющие
Еще одна значимая категория — документы, устанавливающие право собственности на недвижимое имущество. Среди них: договоры купли-продажи, дарения, мены, приватизации, свидетельство о праве на наследство и так далее.
В выписке из ЕГРН отражаются актуальные сведения о собственнике недвижимости. Но в правоустанавливающих документах может быть ценная информация о том, кто проживал в квартире и отказался от права приватизации, у каких еще людей сохраняется право там жить и другие нюансы.
Сейчас многие правоустанавливающие документы хранятся в электронном виде в Росреестре. Нотариус может их запросить при удостоверении сделки или оформлении наследства. Однако, если та первоначальная сделка будет оспариваться и возникнет необходимость провести почерковедческую экспертизу, по цифровой копии это сделать не получится. Или, если в цифровом варианте обнаружится неточность, исправить ее без бумажного оригинала будет непросто.
Кроме того, не все данные внесены в базы. В ЕГРН, например, нет документов о незарегистрированных правах на имущество до 1998 года. Нотариус из Перми рассказывает: в старом городе есть постройки, в технических документах на которые написана дата до 1917 года. В одном из случаев правоустанавливающим документом при оформлении наследства была купчая — нотариальный договор купли-продажи, удостоверенный на гербовой бумаге с сургучными печатями 1884 года. Уже позже, в советское время, к нему была подшита справка о технической инвентаризации, оформлении земли и регистрации права в БТИ.
Также важно не потерять документы о выплаченных паях за квартиру. Они могут пригодиться, например, при разногласиях с супругом или супругой, когда пай выплачен до регистрации брака, а право собственности на квартиру зарегистрировано уже после свадьбы. Если у владельца сохранились документы с датой выплаты пая, недвижимость будет считаться добрачной. Если нет — общей.
Нелишним бывает хранить и правоустанавливающие документы на имущество, которое вы уже продали. Пример из практики красноярского нотариуса: супруги долгое время владели квартирой, а когда разводились, сделали соглашение, по которому недвижимость была передана в личную собственность мужчине. В ЕГРН появилась новая дата регистрации на основании этого соглашения. Прошло еще два года, и мужчина недвижимость продал.
Поскольку последняя дата записи в ЕГРН была сделана менее пяти лет назад, налоговые органы насчитали мужчине налог. Пришлось показывать старые правоустанавливающие документы, доказывать, что имущество принадлежало ему и теперь уже бывшей супруге много лет. Обращаться в Росреестр за копией было бы проблематично, ведь к этому моменту мужчина уже не являлся собственником проданной квартиры.
А вот хранить выписки из ЕГРН, как правило, смысла нет. У них ограничен срок годности, и всегда можно запросить свежие данные. Если сделку удостоверяет нотариус, он сам получит все нужные сведения из Росреестра. В будущем, при необходимости, у самого нотариуса можно будет запросить дубликат договора, если с вашим экземпляром что-то случится. Документы, касающиеся недвижимости, хранятся в архиве нотариуса бессрочно.
Не все свое ношу с собой
При совершении нотариального действия нотариусы могут запросить в различных организациях и ведомствах многие документы. Зачастую это очень упрощает жизнь гражданам. История от нотариуса из Омутнинска (Кировская область): к ней обратилась женщина для оформления наследства после смерти отца. Правда, они много лет не общались, и дочь практически ничего об отце не знала: где он жил, чем владел. Никаких документов, кроме собственного паспорта, у нее не было. В запасе оставалась всего пара дней, так как наследница — глубоко беременная — должна была уезжать в роддом.
Буквально за сутки нотариус запросила и получила документы из ЗАГС для установления родства — свидетельство о смерти мужчины, о рождении его дочери, о ее браке, в связи с которым была смена фамилии. Были получены документы о недвижимости наследодателя и его сбережениях в банках. Повторно женщина пришла в контору уже с ребенком и получила свидетельство о праве на наследство.
Помимо уже перечисленных документов, нотариус также может получить СНИЛС и ИНН заявителя, кредитный договор, если его предоставляли в Росреестр, когда вносили запись в реестр, справки из ГИБДД и другое.
При этом есть документы, которые человеку при обращении к нотариусу нужно обязательно взять с собой. Например, диплом переводчика, решение органов опеки, если речь о сделке с недвижимостью несовершеннолетнего, справку об инвалидности для получения льготы, согласие банка на продажу объекта, который находится у него в залоге, закладную, расчет задолженности для совершения исполнительной надписи.
Также может потребоваться оценка движимого имущества от независимого оценщика, например, для удостоверения соглашения о разделе имущества супругов. Для оформления фактического принятия наследства или получения льготы при выдаче свидетельства о праве на наследство на жилое помещение потребуется справка с места жительства о том, где и с кем был зарегистрирован наследодатель на момент смерти.
